电子招投标档案：招投标平台/招标人/代理各自保存多久？

《中华人民共和国招标投标法》及其实施条例分别规定招标人应将开标过程记录、投标文件的送达时间和密封情况进行存档备查，但对其保存期限，以及哪些其他主体和档案需要保存都没有具体规定。

《公共资源交易平台管理暂行办法》第十七条规定，交易服务过程中产生的电子文档、纸质资料以及音视频等，应当按照规定的期限归档保存。

那么，工程建设项目招投标档案由谁来保管、要保存多久？《招标投标电子文件归档规范》（DA/T103-2024）（以下简称《规范》）作出了一些推荐性规定，并明确了包括照片、录音录像在内的19个归档文件，但还留有一些空白，需要进一步填补明确。

哪些平台对招投标档案有保管义务？

一、电子交易平台

根据《规范》，作为编辑、生成、对接、交换和发布招标投标数据信息的电子交易平台，除国家相关法规有明确规定外，其形成的招标投标电子文件至少保留3年。

二、公共服务平台

根据《招标公告和公示信息发布管理办法》（第10号令），依法必须招标项目的发布媒介，即中国招标投标公共服务平台和项目所在地省级电子招标投标公共服务平台，其发布的招标公告和公示信息的数据电文应当不被篡改、不遗漏和至少10年内可追溯。

针对代理机构不同的招投标电子档案如何确定保管期限？

根据《规范》9.3，招标代理机构的招标投标电子档案保管期限定为永久、定期30年、定期10年。那么，不同的档案应当怎么区分？

根据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号）第七条、第八条，企业经营、生产技术管理工作的重要文件材料为永久保管的企业管理类档案，一般性文件材料为定期保管的企业管理类档案。其附件《企业管理类档案保管期限表》规定，项目前期立项、规划、论证、设计、招投标、协议、合同、申请、审批等文件材料为永久保管；物资采购审批手续、招投标文件材料、合同、协议等，重要物资的为30年，一般物资的为10年。

招标人等其他招投标相关主体的档案保管有什么要求？

一、招标人

根据《国家发展改革委等部门关于严格执行招标投标法规制度进一步规范招标投标主体行为的若干意见》（发改法规规 〔2022〕1117 号）和《规范》，招标人应落实主体责任，及时收集、整理、归档文件资料，归档全套招标投标电子文件。

如果招标人是各级党政机关和人民团体的，应当按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第 8 号）执行。其第七条、第八条规定，本机关职能活动中形成的重要业务文件材料为永久保管的文书档案，本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料为定期保管的文书档案。其中，机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、招标投标、购置等文件材料为30 年。

如果招标人是企业的，除遵守国家档案局令第10号外，还应当遵守其他建设项目文件归档要求。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA／T28—2002。“其他建设项目可参照”。）3.4、5.3及《项目文件归档范围和保管期限见附录 A》规定，项目文件指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件，包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。

其中，针对招标文件审查、技术设计审查、技术协议，招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件，开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表，评标记录、评标报告、中标通知书等，均为长期保管；针对投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件，项目建设单位(业主、项目法人)应永久保管。同时，该规范也适用于中标的施工单位和设计单位。

二、行政监督部门

国家档案局令第 8号也适用于行政监督部门，因其对工程建设项目招投标的备案、投诉处理等业务为履行法定职责，招标投标情况的书面报告、投诉处理、行政处罚等档案应当进行永久保管。

三、公共资源交易中心

公共资源交易中心一般为事业单位，特别是作为行政机关所属二级单位时，专家抽取记录、音频视频等业务档案要求参照国家档案局令第8号执行。部分地区对此进行了明确。

比如，《贵州省评标专家评价考核办法》规定，交易场所负责组织交易项目评标专家的履职行为评价工作，收集和保管评价过程中产生的纸质、音频、视频等资料，保管期不少于 15 年。

总结

综上所述，工程建设项目招投标档案的保管期限，应当考虑几点因素：

（一）同一类档案根据其档案管辖单位不同，保管期限也不同。

（二）各单位应当根据自身所处的不同职能角色，并区分“重要业务”和“一般性业务”，对产生的档案进行不同期限的保管。同时，要根据《中华人民共和国档案法实施条例》及其实施条例等规定，经同级档案主管部门审核同意，并按不同期限向不同层级的档案馆移交。

（三）为规范归档标准，强化统一管理，在同一单位内，宜以工程项目为单元进行保管；如同一工程项目的不同资料有不同保管期限的，建议以其中较长的保管期限为统一保管期限。

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