复旦大学附属眼耳鼻喉科医院：公立医院数字化采购招标内控系统解决方案

发布日期：2025-08-13 浏览次数：

复旦大学附属眼耳鼻喉科医院(以下简称“医院”)围绕采购招标内控系统建设，精心规划总体设计。目标是实现采购招标流程的规范化、信息化与透明化，降低风险并提高资源配置效率。将制度规则转化为系统可执行逻辑，构建标准化模板库并强化数据资源动态管理；明晰角色权限，实施流程穿透式管理与风险防控体系；采用分层架构，完成内部系统与外部平台对接。全方位布局确保内部控制与信息化深度融合，提升管理效能。在实施过程中，医院组建专业内控建设专班，明确各部门职责，协同推进工作。采购招标管理系统的运行，带来了多方面的显著成效。实现权责清晰化，提升采购绩效与预算编制质量，避免资源浪费；强化廉洁自律，打击串通投标行为，加强供应商行风建设；规范委托代理招标流程，加强监督管理，降低风险，提升合规性，推动医院采购招标工作迈上新台阶。

一、背景描述

(一)单位基本情况

复旦大学附属眼耳鼻喉科医院是一所融医疗、教学、科研于一体的三级甲等眼耳鼻喉专科医院，系国家卫生健康委预算单位。眼科和耳鼻喉科均为国家重点学科及临床重点专科。

(二)现状评估

1.国家监管刚性要求。近年来，国家卫生健康委连续出台进一步规范政府采购管理、经济运营、内部控制、内部审计的政策文件。公立医疗机构有必要进一步搭建并健全采购管理制度体系。在日常运营中，需严格强化内部控制管理工作，清晰界定各部门及人员的职责划分，落实归口管理模式。在采购流程中，精准识别关键的管控环节，并制定行之有效的控制措施。积极构建政府采购需求审查机制，致力于打造一个职责明确、岗位相互分离且彼此制衡的采购内部控制体系，以此保障采购活动的规范、高效开展，提升医疗机构资源配置的科学性与合理性。为此，建立系统化、规范化的采购招标管理系统，推动公立医院内控体系建设，是防范风险、提升治理能力的必要手段。

2.切实转化整改成果。公立医院需主动接受内外部监督，包括财政、审计、纪检监察等多部门协同监管。加强公立医院采购内控监督管理，势在必行。

3.公立医院社会责任。近年来，自媒体曝光的医院工程建设、采购招标的各类管理问题和职务犯罪现象，已成为社会热点。强化采购招标内控管理，建立全流程采购招标管理系统，有利于公开招标信息，接受社会监督，提升医院公信力，减少舆情风险。

4.经济管理内在动因。随着医疗服务需求的增长，公立医院采购规模不断扩大。从采购品类来看，涵盖医疗设备、药品、医用耗材、后勤物资以及各类服务等多个领域。随着多院区运行和业务量增长，高质量医院建设必须拥有科学规范的采购招标管理系统体系。

5.信息技术助力内控升级。信息化在公立医院采购招标中得到了一定程度的应用。许多医院搭建了采购招标管理系统平台，实现了招标公告发布、投标文件提交、开标评标等环节的线上操作。这不仅提高工作效率，还增强了采购招标的透明度。采购招标管理系统通过全流程数据留痕、实时监控，形成闭环管理机制，减少人为干预，提高管理效率，推动实现“规范、高效、透明”的现代医院治理目标，也是内控升级的应有要义。

二、建设采购招标内控系统关键难点破解总结

医院以内控管理评价为指南，结合当前采购招标全过程控制活动的关键风险点，全新打造信息化采购招标管理系统，遇到的主要问题和破解办法如下：

1.数据标准化。

(1)医院内原有各归口部门所使用的OA申请流程存在显著差异，在表单格式、信息填报要求以及审批环节设置等方面各不相同。这种多样性，使得将这些流程整合至统一的采购招标管理系统时，面临极高的难度，严重阻碍了数据的统一管理与有效利用。

(2)着手统一采购招标管理系统平台基础字典，对各类数据格式进行规范。例如，对于日期格式，统一设定为“YYYY-MM-DD”; 对于金额字段，明确采用两位小数的精确表示等。通过一些措施，极大地提高数据填写的便捷性，方便后续查阅，同时确保统计数据的一致性。

2.平衡颗粒度。

(1)医院学科、部门众多，同一人员存在多学科组、多部门工作的情况，且耗材采购零散，时间紧迫，各部门负责人的授权标准化难度高、颗粒度无法细化，导致采购招标流程的各级审核人无法固定，须根据实际业务情况确认具体审核人。

(2)建立统一采购招标管理系统审核人员库，各级审核均使用该库，实行申请人负责制，申请人根据以往工作经验，自选各级审核人，同时支持审核流程简化，如发生审核人误选的情形，由各归口部门退回请购申请，有效增强审核便捷性，也有利于提高各申请人自选审核人的准确度。

3.数据协调性。

(1)院内人事与组织架构数据缺乏实时同步，医院未建立统一的数据中台，人事数据(如职工工号、工作科室)、组织架构(如科室归属、科室负责人)依赖线下维护，导致系统无法实时获取最新信息，影响审批流程的准确性。

(2)通过开发Excel模板导入功能，为人事部门提供便捷的数据更新途径。人事部门可定期将最新的人事与组织架构数据整理成特定格式的Excel 模板，导入采购招标内控系统。采购招标内控系统具备自动解析功能，能够快速准确地将导人数据更新到相应模块。

4.信息安全性。

(1)院内职工安全登录机制缺失。医院缺乏统一的身份认证平台，采购招标管理系统原计划采用工号+手机验证码的登录方式，但实际使用中存在两大问题：一是部分职工登记了多个手机号 (如个人号和科室公用号);二是频繁的短信验证不仅给职工带来不便，而且产生了较高的短信验证成本。此外，采购招标管理系统采用互联网部署，面临着诸如网络攻击、数据泄露等信息安全风险。

(2)采购招标内控系统与OA 系统进行单点登录集成。当用户登录OA 系统后，可免密跳转至采购招标管理系统，同时系统自动同步用户的基础信息和权限，避免重复登录与权限配置问题。在系统架构方面，采用前置机隔离架构，通过部署Web 应用防火墙，对外部网络请求进行过滤与防护，阻挡常见的网络攻击手段。

图 1 采购招标管理系统架构

5.技术便捷化。

(1)待办任务通知机制缺失。采购招标管理系统产生的待办任务因未及时处理导致流程超时，严重影响采购效率。此外，采购归口部门的采购分类差异大，表单字段与审批流程各异，临床科室填写易出错。

(2)与OA 待办中心深度集成。将采购招标管理系统的待办任务实时推送至OA待办中心，让用户在0A系统中就能及时查看采购招标管理系统的相关待办事项。同时，以短信/邮件通知作为兜底措施。在表单设计方面，设计动态表单引擎，根据归口部门进行分类，使表单字段与OA历史申请单保持一致，降低临床科室的填写难度。

图2采购招标管理系统请购申请表单

三、应用价值

为全方位、深层次地实现公立医院采购招标管理的优化升级，我们精心梳理管理流程，从支持决策、内部治理强化以及实现“制度+技术+监督”三维管控这三个具有决定性意义的关键维度深入剖析，构建起一套严密且完善的采购招标内控系统。该采购招标内控系统的搭建，旨在提升采购效率，使资源配置更趋科学合理，同时强化医院内部的廉洁自律意识，从根本上确保招标过程全程公开透明，严格遵循相关法律法规。

1、支持决策，优化资源配置。

2、整合提升，预算编制质量。

3、强化内部治理与廉洁自律。

4、供应商行风警示前移。

5、严厉打击串通投标行为。

6、完善制度建设，规范采购代理机构行为。

7、实施线上评审，加强过程监督。