关于优化行政事业单位自行采购工作的思考｜招标采购管理系统

自行采购的灵活性、响应速度和精准性，有效满足事业单位日常运转和特定需求。近年来，随着政府采购目录逐步放开，事业单位采购自主权不断增强，自行采购项目数量与金额占比显著攀升。同时，全面从严治党与财政监管强化，对自行采购的规范性、透明度和廉政风险防控提出了更高要求。实践中，事业单位在制度建设、流程优化、内控强化等方面取得了一定成效，自行采购的规范化程度有所提升。然而，自行采购的分散性和自主性，加之缺乏统一细化的操作规范，导致各单位在实践中仍存在一些问题，如制度体系粗放化、管理职责分散化、专业能力短板化、监督制约薄弱化等，故亟须系统性优化与规范自行采购。

存在的问题

——制度体系粗放化。完善的内部控制制度是自行采购工作的核心。当前问题主要表现为以下两点：一是制度存在空白。部分单位对自行采购重视不足，误认为其不受政府采购法的约束，未建立相应制度，仅凭简单报告决定采购事项，导致随意性大，潜藏廉洁风险与资金浪费隐患。二是制度设计存在误区。多数单位制定制度时存在“重程序、轻绩效”的惯性思维，将程序合规等同于工作到位，却忽视了大部分自行采购项目金额小、数量多、杂且偶有紧急性的特点，造成交易成本高、效率低下。同时，采购计划管理薄弱、预见性差，加剧了采购的临时性和随意性。

——管理职责分散化。部分行政主管单位对下属事业单位自行采购常常缺乏统一协调，不少同类项目未进行整合，采购效益不高。例如，在办公耗材采购中，部分行政主管单位并未将下属单位的采购纳入统一批量采购中。事业单位因规模小、金额低，往往直接沿用历史供应商。结果，主管单位因量小难以压价，事业单位因缺乏比价导致采购价偏高，财政资金使用效益未能最大化。

——专业能力短板化。采购工作人员能力薄弱是制约自行采购规范化的因素之一。当前，多数行政事业单位的采购工作面临专业人才匮乏的困境。一是采购工作人员专业素养不足，表现为对政府采购法律法规、业务流程掌握不到位，导致采购程序执行不规范。二是内控机制设计存在缺陷，受限于制度问题或人力紧张。部分单位采购权责分散，呈现“谁都在干采购”的局面。若分管领导对采购工作不重视或专业判断力不足，极易引发采购流程失控、执行标准不一、效率低下甚至廉政风险加剧等问题。

——监督制约薄弱化。实践中，多数单位采购监管薄弱，过度依赖间隔较长的外部审计，难以及时发现问题。笔者认为，自行采购以单位主体责任为主，内部监管尤为关键。但部分单位未设专门内审或监管部门，无法对采购决策、实施、验收、公示、报销、归档等全流程进行有效监督，易导致流程不规范、资金效益低及腐败风险。

对策建议

——完善制度设计，兼顾规范高效。一是构建“常态化+应急性”的采购内控机制。考虑到大部分自行采购单次量小、项目杂、频率高且存在应急情况的特点，采购单位需制定相应制度，明确不同采购情况下的内部运转流程和授权机制，实现常态化项目综合绩效最优和应急性项目高效及时。二是强化采购计划管理。行政事业单位应充分学习和运用《政府采购需求管理办法》等相关法规，细化预算编制，加强源头管控。同时，将采购计划管理纳入制度体系，使采购需求提前规划，避免临时性和随意性采购，提高采购效率和财政资金效益。

——强化统筹管理，发挥规模优势。针对自行采购项目分散、绩效不高的问题，行政主管单位要统筹管理所属单位的自行采购项目。对具备统一采购条件的同类项目，可由主管单位牵头，采用“统采分签”方式开展批量集中采购，发挥规模优势，提高采购效益，避免财政资金浪费。

——夯实岗位基础，提升规范水平。实现采购规范化、标准化的关键在于夯实采购岗位基础建设，从内部能力提升和外部资源整合两方面入手。一是加强内部专业队伍建设。建立常态化培训机制，定期培训采购理论、实务及风险管理，覆盖采购人员及分管领导。培养专业采购员，切实提升专业化水平。建立单位内部自行采购小组，由专业能力强的人员负责，统一组织、执行、指导与监督日常采购，确保流程规范。二是引入外部专业化服务。针对采购文件编制、复杂项目评审组织等专业化要求高、工作量大的环节，在单位自身编制受限、人力不足的情况下，应积极探索和规范引入第三方专业机构提供服务，弥补短板，提升效率与质量。

——健全监督体系，实现闭环管理。建立监管员机制，设置单位内部监管部门，负责对采购预算编制、集体决策、采购实施、报销审核、验收评价等全链条监管。将此机制纳入单位内控机制建设，常态化开展内控自查和抽查，确保采购过程规范透明。（作者单位：浙江省财政干部教育和后勤中心）

来源：《中国政府采购报》( 2025年09月05日 第3版 )

通过招标采购管理系统专业化解决方案，可以顺利解决上述四项采购问题：

（一）精准细化，重塑制度体系

招标采购管理系统能助力单位构建“常态化、应急性”的采购内控机制。招标采购管理系统依据采购项目的不同特性，对常态化项目，从采购需求提出、供应商选择、价格谈判到合同签订与履行，都设置了详细且科学的流程与审批节点，以实现综合绩效最优；对于应急性项目，系统则预设了快速响应通道，明确在紧急情况下的简化流程与特事特办的授权机制，确保项目高效及时完成 。通过招标采购管理系统强化采购计划管理，采购人员在系统中录入采购需求时，系统会依据历史采购数据、市场动态等信息，智能分析并提示采购计划的合理性，如采购时间是否合适、预算是否合理等。招标采购管理系统还能与单位的预算管理系统无缝对接，将采购计划纳入预算管控范畴，避免超预算采购，从源头杜绝临时性和随意性采购，提高采购效率和财政资金效益。

（二）集中统筹，整合管理职责

借助招标采购管理系统，行政主管单位可实现对下属事业单位自行采购项目的统筹管理。主管单位能在系统中实时查看各下属单位的采购需求，对于具备统一采购条件的同类项目，如办公耗材、通用设备等，由主管单位牵头，在系统中发起“统采分签”流程。招标采购管理系统会整合各单位的采购量，形成规模效应，吸引更多优质供应商参与竞争。在采购过程中，系统对采购流程进行标准化管理，确保采购的公平、公正、公开。采购完成后，各事业单位依据自身需求与中标供应商签订合同，既保证了采购的规范性，又提高了采购效益，避免了财政资金的浪费。

（三）智能辅助，提升专业能力

招标采购管理系统提供丰富的学习资源，如在线课程、电子文档、案例分析等，涵盖政府采购法律法规、业务流程、风险管理等内容，采购人员可随时在系统中学习，提升专业素养。同时，招标采购管理系统具备智能辅助工具，在采购文件编制环节，系统能依据采购项目类型，自动生成标准模板，并提供风险提示与合规性检查，避免文件编制错误。在评标过程中，招标采购管理系统的智能评分功能可根据预设的评分标准，对投标文件进行初步评分，减轻评标人员的工作负担，提高评标准确性。针对单位自身编制受限、人力不足的情况，系统还可对接外部专业服务机构，如招标代理公司、法律咨询公司等，为单位提供专业的采购服务。

（四）全程留痕，强化监督制约

招标采购管理系统建立监管员机制，在系统中设置专门的监管账号，由单位内部监管部门人员负责登录。监管员可对采购预算编制、集体决策、采购实施、报销审核、验收评价等全链条进行实时监管。招标采购管理系统对采购全流程进行数据记录，每一个操作步骤、审批意见、时间节点等信息都被完整保存，形成不可篡改的电子档案。监管员可随时调取查看，一旦发现问题，能快速追溯源头。采购管理系统还运用大数据分析技术，对采购数据进行深度挖掘分析，如采购价格波动分析、供应商供货情况分析等，及时发现潜在的风险与异常情况，实现对采购活动的有效监督与管理，确保采购过程规范透明。

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